Hello AI – Tietosuojaseloste

Versio 1.1

1. Rekisterinpitäjä

Botne Oy (markkinointinimi Sorwi), Y-tunnus 2769229-7
Puhelin: +358454904443
Sähköposti: support@sorwi.fi

Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Botne Oy / Sorwi ("me", "meidän") käsittelee henkilötietoja Hello AI -sovelluksessa ja siihen liittyvissä palveluissa ("palvelu"). Sovellettava tietosuojalainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679) ja Suomen tietosuojalaki (1050/2018) sekä muu Suomessa sovellettava lainsäädäntö.

2. Soveltamisala – kuluttaja- ja yrityskäyttö

Palvelu on tarkoitettu sekä yksityishenkilöille (kuluttaja, B2C) että yritysasiakkaille (B2B). Tämä seloste kuvaa sekä yksityiskäyttöön että yrityskäyttöön liittyvien henkilötietojen käsittelyä:

• Kuluttajakäyttö (B2C): Rekisteröity on yksityishenkilö, joka käyttää palvelua omaan tarkoitukseensa.
• Yrityskäyttö (B2B): Rekisteröityjä ovat yritysasiakkaan yhteyshenkilöt, työntekijät, joiden numeroita palvelussa hallinnoidaan, sekä mahdolliset puhelujen toiset osapuolet.

Yrityskäytössä yritysasiakas voi olla itse omien työntekijöidensä henkilötietojen rekisterinpitäjä; me toimimme tällöin lähtökohtaisesti GDPR:n tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä yritysasiakkaalle. Tarkemmat roolit voidaan sopia kirjallisessa tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA).

3. Mitä tietoja kerätään

Kun käytät palvelua, voimme kerätä ja käsitellä seuraavia tietoja:

• Puhelinnumero: Keräämme ja tallennamme puhelinnumerosi; se vaaditaan käyttäjätilin rekisteröinnissä ja tunnistautumisessa ja toimii tilisi tunnisteena. Lähetämme puhelinnumeroon kertakäyttöisen vahvistuskoodin (OTP) tekstiviestillä numeron vahvistamiseksi.
• Vahvistuskoodi: Käsittelemme lähettämämme vahvistuskoodin vain puhelinnumeron vahvistamiseen. Sovellus voi lukea tämän yksittäisen, meidän lähettämämme vahvistusviestin sisällön automaattisesti Google Play -palveluiden SMS Retriever -rajapinnan kautta täyttääkseen koodin puolestasi; tämä ei anna sovellukselle pääsyä muihin tekstiviesteihisi eikä edellytä tekstiviestien lukuoikeutta.
• Puhelun metatiedot: Laitteen oletuspuhelinsovelluksena (default Phone handler) keräämme puhelun metatietoja laitteen puhelulokista — soittajan tunniste, puhelun kesto, aikaleimat ja puheluhistoria — näyttääksemme viimeisimmät puhelut ja puheluhistorian sovelluksessa sekä palvelun toiminnallisuutta varten. Nämä tiedot voidaan siirtää ja tallentaa palvelimillemme (ks. kohta 9).
• Reaaliaikaiset transkriptit ja äänidata puhelun aikana: Sovellus voi avata yhteyden taustapalvelimeen puhelujen aikana mahdollistaakseen reaaliaikaisen transkription ja tekoälykeskustelun. Oletuksena tätä käsittelyä ei tallenneta pysyvästi (ks. kohta 6).
• Yhteenvedot: Puhelun lyhennelmiä voidaan tuottaa palvelun toimintaa varten. Oletuksena yhteenvetoa ei tallenneta pysyvästi (ks. kohta 6).
• Sähköpostiosoite (valinnainen): Jos annettu, puhelun yhteenveto voidaan lähettää sähköpostiisi.
• Laitetiedot: Mallia, käyttöjärjestelmän versiota ja laitetunnisteita vianetsintää ja palvelun parannusta varten.
• SIM- ja puhelimen tilatiedot: Puhelunreitityksen ja laitteen telephony-tilan (ml. SIM-slot) tunnistamiseksi. Hello AI-tilaus on numerokohtainen; moni-SIM-tukea ei käytetä useamman tilauksen hallintaan.
• Tilausta ja maksamista koskevat tiedot: Tilaustaso, tilauksen tila ja tilausviite – ei maksutapatietoja, joita käsittelee Google Play tai muu maksukanava.
• Yritystilin perustiedot (B2B): Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, osoite ja puhelinnumero yritystilin perustamiseksi ja sopimushallintaan.
• Laskutustiedot (B2B): Laskutus- ja talouskontaktin sähköpostiosoite, e-laskutusosoite ja operaattori, OVT-tunnus sekä tilausviite.
• Puhelinnumerokohtaiset asetukset (B2B): Yritykselle liitetyt puhelinnumerot, kuvaus (label) ja yhteenvedon toimitussähköposti.
• AI-profiilit ja ohjeet: Numerokohtaiset promptit, tervetuloviestit ja ohjetekstit, jotka määrittävät palvelun toimintaa.

4. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 art.)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla GDPR 6 art. 1 -kohdan mukaisilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täyttäminen (6.1.b): Tilin perustaminen, puhelinnumeron vahvistus, palvelun tarjoaminen, yhteenvetojen toimitus, yritystilien hallinta, laskutus.
• Lakisääteinen velvoite (6.1.c): Esim. kirjanpitolaki, verolainsäädäntö ja kuluttajansuojaan liittyvät säilytysvelvoitteet.
• Oikeutettu etu (6.1.f): Palvelun tietoturvan ylläpito, väärinkäytösten estäminen, virheiden korjaaminen, palvelun kehittäminen, tukipyyntöjen käsittely ja palvelun tarjoamisen edellyttämä logitus. Olemme tasapainotelleet oikeutetun etumme käyttäjän oikeuksia vasten.
• Suostumus (6.1.a): Vapaaehtoiset toiminnot, kuten puhelutallennuksen käyttöönotto Plus-/Business-tilauksissa (ks. kohta 6) sekä sähköpostiosoitteen antaminen yhteenvetojen toimitukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Käsittelyssä ei lähtökohtaisesti käsitellä GDPR 9 art. mukaisia erityisiä henkilötietoja. Jos käsittelet palvelun kautta puheluissa kuitenkin erityisiä henkilötietoja (esim. terveys- tai uskonnollisia tietoja), vastaat itse käsittelyn lainmukaisesta perusteesta.

5. Käsittelyn tarkoitukset

Käytämme kerättyjä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• tunnistaa käyttäjä rekisteröinnin aikana ja vahvistaa puhelinnumero;
• mahdollistaa reaaliaikainen puhelun transkriptio ja tekoälyvuorovaikutus;
• luoda ja lähettää puhelun yhteenveto sähköpostiisi (jos osoite on annettu);
• tarjota täydellinen puhelinsovelluksen toiminnallisuus;
• hallinnoida yritystilejä, käyttäjärooleja, numerolistauksia ja niihin liittyviä asetuksia;
• laatia ja toimittaa laskuja sekä säilyttää sopimus- ja tilausviitteet;
• tarjota tukea, viestiä häiriöistä ja täyttää kirjanpito- ja raportointivelvoitteet;
• tukea puhelunreititystä laitteessa (mukaan lukien lähtevän puhelun SIM-slot-valinta);
• parantaa sovelluksen toiminnallisuutta ja suorituskykyä;
• noudattaa lakisääteisiä ja sääntelyvaatimuksia.

6. Puhelutallennukset – oletuksena pois käytöstä

Oletuksena Hello AI ei tallenna puheluiden ääntä, transkriptiota tai yhteenvetoa pysyvästi. Reaaliaikainen käsittely puhelun aikana on välttämätöntä palvelun toimittamiseksi, mutta tilapäiset tiedot hylätään puhelun päätyttyä.

Plus- ja Business-tilauksilla käyttäjä voi itse erikseen ottaa käyttöön puhelutallennusominaisuuden sovelluksen asetuksista. Asetuksen oton jälkeen tulevien puheluiden ääni, transkripti ja/tai yhteenveto voidaan tallentaa pysyvästi, jotta käyttäjä voi tarkastella niitä myöhemmin. Käsittelyn oikeusperuste tallennukselle on käyttäjän nimenomainen suostumus (GDPR 6.1.a) sekä sopimuksen täyttäminen (6.1.b) niiltä osin kuin tallenne kuuluu valittuun tilaustasoon.

Tallennusten säilytysaika ja sijainti:

• Audio (WAV): Tallennetaan DigitalOcean Spaces -palveluun (sijainti Frankfurt, EU/ETA).
• Transkripti ja yhteenveto: Tallennetaan palveluntarjoajan tietokantaan (EU/ETA).
• Säilytysaika: Tallennukset säilyvät niin kauan kuin tili on aktiivinen ja tallennusominaisuus on käytössä. Voit poistaa yksittäisiä tallennuksia tai pyytää kaikkien tallennusten poistoa milloin tahansa. Tilin poiston yhteydessä tallennukset poistetaan kohdan 12 mukaisesti.

Jos tallennat puheluja, vastaat itse puheluiden toiselle osapuolelle annettavasta informoinnista ja mahdollisten suostumusten hankkimisesta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tämä koskee erityisesti yrityskäyttöä, asiakaspuheluita, työntekijäpuheluita ja markkinointipuheluita.

7. AI:n osallistuminen puheluun (läpinäkyvyys)

Palvelu voi käyttää tekoälyä puhelujen käsittelyssä, transkriptiossa ja yhteenvetojen tuottamisessa. Puhelun toinen osapuoli voi olla vuorovaikutuksessa tekoälyjärjestelmän kanssa esimerkiksi silloin, kun palvelu vastaa puheluun käyttäjän puolesta tai tuottaa synteettistä puhetta.

EU:n tekoälyasetus (AI Act) edellyttää tietyissä tilanteissa, että toiselle osapuolelle ilmoitetaan AI-osallistumisesta. Käyttäjän vastuulla on huolehtia toiselle osapuolelle annettavasta ilmoituksesta (ks. käyttöehtojen kohta 8). Emme tee yksittäisistä puheluista automaattisia laillisia tai sinuun merkittävästi vaikuttavia päätöksiä (ks. kohta 11).

8. Android-sovelluksen käyttöoikeudet

Toimiakseen täydellisenä puhelinsovelluksen korvaajana sovelluksemme nojaa Androidin puheluframeworkiin, joka vaatii tiettyjä käyttöoikeuksia. Tämä mahdollistaa sovelluksen hallita puheluja, yhteystietoja ja toimia ensisijaisena puhelinsovelluksena.

Huomaa, että monet kuvatuista käyttöoikeuksista ovat puhelinsovelluksen toiminnallisuutta varten, eivät erityisesti Hello AI -ominaisuuksia varten. Android vaatii ne kaikilta puhelinsovelluksilta.

Asennushetken käyttöoikeudet

Myönnetään automaattisesti asennuksen yhteydessä:

• POST_NOTIFICATIONS: Näyttää puheluilmoitukset.
• USE_FULL_SCREEN_INTENT: Näyttää puhelut lukitustilassa.
• FOREGROUND_SERVICE & FOREGROUND_SERVICE_SPECIAL_USE: Hallitsee puheluja taustalla.
• WAKE_LOCK: Pitää näytön aktiivisena puhelujen aikana.
• VIBRATE: Värähtelee saapuviin puheluihin.
• CONFIGURE_PHONE_ACCOUNT: Tukee VoIP:ää ja moni-SIM:ää.

Ajoaikaiset käyttöoikeudet

Sinua pyydetään myöntämään nämä:

Olennaiset käyttöoikeudet

• CALL_PHONE: Soittaa puheluita.
• READ_PHONE_STATE: Seuraa SIM-valintaa ja puhelun tilaa.
• ANSWER_PHONE_CALLS: Vastaa saapuviin puheluihin.
• MANAGE_OWN_CALLS: Hallitsee aktiivisia puheluja.

Viestintäkäyttöoikeudet

• Ei tekstiviestien lukuoikeutta: Sovellus ei pyydä tekstiviestien lähetys- tai vastaanotto-oikeutta (SEND_SMS/RECEIVE_SMS). Rekisteröinnin vahvistuskoodi luetaan Google Play -palveluiden SMS Retriever -rajapinnalla, joka välittää sovellukselle vain meidän lähettämämme vahvistusviestin sisällön. Jos lähetät soittajalle tekstiviestin sovelluksesta, se avataan laitteen oman viestisovelluksen kautta eikä sovellus käytä tekstiviestien lähetysoikeutta.

Äänikäyttöoikeudet

• MODIFY_AUDIO_SETTINGS: Hallitsee äänenreititystä ja äänenvoimakkuutta puheluissa.

Google Play -sovellus ei ilmoita RECORD_AUDIO -oikeutta. Reaaliaikainen transkriptio ja valinnainen puhelun tallennus (Plus/Business, kohta 6) käyttävät aktiivisen puhelun ääntä Androidin dialer/telecom-rajapinnan kautta.

Yhteystietojen ja puheluhistorian käyttöoikeudet (valinnainen mutta suositeltava)

• READ_CONTACTS & WRITE_CONTACTS: Käyttää ja hallitsee yhteystietoja.
• READ_SYNC_SETTINGS: Tarkistaa, onko yhteystietotilien synkronointi päällä (puhelinsovelluskehys).
• READ_CALL_LOG & WRITE_CALL_LOG: Laitteen oletuspuhelinsovelluksena Hello AI lukee (kerää) puhelulokisi näyttääkseen viimeisimmät puhelut ja puheluhistorian sovelluksessa, ja kirjoittaa siihen lisätäkseen, päivittääkseen tai poistaakseen merkintöjä (esimerkiksi merkitäkseen puhelun luetuksi tai poistaakseen puhelun). Sovellus lopettaa näiden oikeuksien käytön, jos se ei enää ole oletuspuhelinsovellus.

Yhteystietokuvat

• Avatarit haetaan Androidin yhteystieto-rajapinnasta (Contacts). Sovellus ei pyydä pääsyä galleriaan tai mediakirjastoon (ei READ_MEDIA_* eikä READ_EXTERNAL_STORAGE).

Kameran käyttöoikeus (valinnainen)

• CAMERA: Vain taskulampun välkytys saapuviin puheluihin; ei kuvien tai videon ottamiseen.

Erikoiskäyttöoikeus

• SYSTEM_ALERT_WINDOW: Näyttää saapuvat puhelut muiden sovellusten päällä.

9. Tietojen säilytys ja turvallisuus

Mitä tallennamme palvelimillamme

• Tilitiedot: Puhelinnumero, sähköpostiosoite (jos annettu) ja tilin asetukset.
• Puhelun metatiedot: Puheluhistoria, aikaleimat ja puheluun liittyvät tiedot.
• Laitetiedot: Sovelluksen toiminnallisuutta ja vianetsintää varten.
• Yritystilin ja laskutuksen tiedot (B2B): Sopimus- ja laskutustarkoituksiin.
• Numerokohtaiset asetukset: Liitetyt numerot, kuvaus, yhteenvedon sähköposti, AI-promptit.
• Puhelutallennukset (vain jos käyttäjä erikseen ottaa käyttöön Plus-/Business-tasoilla): Ääni, transkripti ja yhteenveto kohdan 6 mukaisesti.

Mitä emme tallenna (oletustila)

• Puhelun ääni: Ääntä käsitellään reaaliaikaisesti puhelun aikana, eikä sitä tallenneta pysyvästi, ellei käyttäjä erikseen ota tallennusta käyttöön (kohta 6).
• Reaaliaikaiset transkriptit: Käsitellään väliaikaisesti puhelujen aikana, eikä niitä tallenneta pysyvästi oletustilassa.

Tietojen säilytysaika

• Aktiiviset tilit: Tietoja säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen ja palvelun tuottaminen sitä edellyttää.
• Passiiviset tilit: Henkilötietoja ei tällä hetkellä poisteta automaattisesti pelkän passiivisuuden perusteella, mutta arvioimme säännöllisesti tarpeellisuuden. Voit pyytää tilin poistoa milloin tahansa (ks. kohta 12).
• Tilin poisto: Henkilötiedot poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluessa poistopyynnön vastaanottamisesta, lukuun ottamatta tietoja, joiden säilytystä laki vaatii (esim. kirjanpitoaineisto 6 vuotta).
• Puhelutallennukset: Säilytetään niin kauan kuin tilauksen taso ja käyttäjän valitsema asetus sitä edellyttävät; käyttäjä voi poistaa yksittäisiä tallennuksia milloin tahansa.

Turvallisuustoimenpiteet

• Käytämme alan standardien mukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia (mm. liikenteen salausta, pääsynhallintaa ja lokitusta).
• Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salatusti.
• Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain tehtäviin valtuutetuille henkilöille.

10. Kolmannen osapuolen palvelut ja tiedonsiirrot

Käytämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajia seuraaviin kategorioihin:

• Puhepalvelut ja teleliikenne – puhelujen tekninen välittäminen.
• SMS-vahvistuspalvelut – puhelinnumeron vahvistaminen.
• Sähköpostitoimituspalvelut – yhteenvetojen ja ilmoitusten lähettäminen.
• Puhe-teksti-palvelut – reaaliaikainen transkriptio.
• Teksti-puhe-palvelut – äänisynteesi.
• Tekoälymallit – keskustelutekoäly ja tekstin käsittely.
• Pilvi-infrastruktuuri ja tallennus – väliaikainen ja (Plus/Business-tasoilla) pysyvä tallennus.
• Käyttäjätilien hallinta ja laskutus (B2B) – sopimusten ja laskutuksen tekninen tuki.

Tarkempi luettelo käytössä olevista toimittajista on saatavilla pyynnöstä osoitteesta support@sorwi.fi.

Käsittelyn ja tallennuksen sijainti: Käsittely ja tallennus pyritään suorittamaan EU/ETA-alueella. Esimerkiksi puhelutallennukset tallennetaan Frankfurtissa sijaitsevaan EU/ETA-alueen pilvitallennukseen.

Mahdolliset siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle: Osa kolmansien osapuolten palveluista voi toimia tai siirtää tietoja EU/ETA:n ulkopuolelle (esim. tiettyjä USA:han sidoksissa olevia palveluntarjoajia). Tällaiset siirrot perustuvat GDPR:n V luvun mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC), riittävän tietosuojan tason tunnustusta koskevaan päätökseen (esim. EU–US Data Privacy Framework) tai muuhun GDPR:n mukaiseen perusteeseen. Tarkempi tieto kolmansiin maihin siirrosta on saatavilla pyynnöstä.

Tietojen käyttörajoitukset: Edellytämme, että kolmannet osapuolet käsittelevät henkilötietoja vain palvelun tarjoamiseksi, eivätkä myy tai käytä niitä omiin tarkoituksiinsa lain vastaisesti.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee henkilötietojen perusteella sellaisia GDPR 22 art. mukaisia automatisoituja päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai jotka muutoin vaikuttaisivat häneen merkittävällä tavalla. Palvelu voi käyttää AI-luokittelua ja sisällön muodostamista palvelun teknisenä toteutuksena (esim. soittajan tunnistus, yhteenveto), mutta tällaiset toiminnot eivät ole GDPR 22 art. tarkoittamia automatisoituja päätöksiä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n ja Suomen tietosuojalain mukaiset oikeudet henkilötietoihisi:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään.
• Oikaisuoikeus: Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
• Poisto-oikeus: Oikeus pyytää tietojen poistamista, kun lainmukaista käsittelyperustetta ei enää ole.
• Käsittelyn rajoittaminen: Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• Siirto-oikeus: Oikeus saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen (esim. puhelutallennus, sähköpostin antaminen) milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi, puh. 029 566 6700, sähköposti tietosuoja@om.fi).

Oikeuksien käyttäminen tapahtuu lähettämällä pyyntö osoitteeseen support@sorwi.fi. Tunnistamme pyynnön tekijän tarvittavin keinoin.

13. Tilin poisto

Tilin poistopyyntö

Sinulla on oikeus pyytää Hello AI -tilisi poistamista milloin tahansa:

1. Käytä tilin poistosivua osoitteessa helloapp.ai/account/delete, tai
2. Lähetä sähköposti osoitteeseen support@sorwi.fi puhelinnumerollasi.

Mitä poistetaan

Poistopyynnön perusteella poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluessa:

• Puhelinnumero ja tilitiedot.
• Sähköpostiosoite ja siihen liittyvät asetukset.
• Puhelun metatiedot.
• Laitetiedot.
• Sovelluksen asetukset.
• Rekisteröinti- ja tunnistautumistiedot.
• Puhelutallennukset (ääni, transkriptit, yhteenvedot) niiltä osin kuin niitä on tallennettu.
• Yritystilin ja laskutuksen tiedot (B2B), ellei laki edellytä pidempää säilytystä.

Mitä voidaan säilyttää poiston jälkeenkin

• Kirjanpitoaineisto ja laskutustiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan (yleensä 6 vuotta).
• Tiedot, joita laki tai oikeudellinen velvoite vaatii säilyttämään.
• Tarvittavat tiedot oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, käsittelemiseksi tai puolustamiseksi.

Muut käyttäjän valinnat

• Voit jättää sähköpostiosoitteen antamatta, jolloin et saa puhelun yhteenvetoja sähköpostitse.
• Voit poistaa AI-vuorovaikutusominaisuudet käytöstä vaihtamalla puhelimesi oletuspuhelinsovelluksen.
• Voit peruuttaa myönnetyt Android-käyttöoikeudet laitteesi asetuksista.
• Plus-/Business-tasoilla voit kytkeä puhelutallennusominaisuuden päälle tai pois milloin tahansa.

Huomio: Laitteellesi paikallisesti tallennettuihin yhteystietoihin ei vaikuta tilin poisto, koska ne tallennetaan laitteellesi ja niitä hallinnoi laitteesi käyttöjärjestelmä.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Päivitetyt selosteet saavat oman versionumeron. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sovelluksen, sähköpostin tai muiden viestintäkanavien kautta. Käytämme samaa versiomekanismia kuin käyttöehdoissa, ja olennainen muutos voi edellyttää uudelleenhyväksyntää.

15. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä: Botne Oy (Sorwi), Y-tunnus 2769229-7
• Sähköposti: support@sorwi.fi
• Puhelin: +358454904443
• Tilin poisto: helloapp.ai/account/delete tai support@sorwi.fi
• Sovelluksen nimi: Hello AI

Versio: 1.1